RÈGLEMENT 108-2025

7 mai 2025

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PROVINCE DE QUÉBEC

MRC DE MATAWINIE

MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ÉMÉLIE-DE-L'ÉNERGIE

 

RÈGLEMENT NUMÉRO 108-2025

DÉCRÉTANT LES RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES ET DÉLÉGUANT CERTAINS POUVOIRS DE DÉPENSER ET DE PASSER DES CONTRATS

 

 

CONSIDÉRANT QUE       le deuxième alinéa de l'article 960.1 du Code municipal du Québec stipule que le conseil doit adopter un règlement en matière de contrôle de suivi budgétaires;

 

CONSIDÉRANT QUE       ce règlement doit notamment prévoir le moyen utilisé pour garantir la disponibilité des crédits préalablement à la prise de toute décision autorisant une dépense, lequel moyen peut varier selon l'autorité qui accorde l'autorisation de dépenses ou le type de dépenses projetées;

 

CONSIDÉRANT QUE       le deuxième alinéa de l'article 165.1 du Code municipal du Québec stipule que l'engagement d'un salarié n'a d'effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l'article 960.1, des crédits sont disponibles à cette fin;

 

CONSIDÉRANT QU'        en vertu de l'article 961 du Code municipal du Québec, un règlement ou une résolution du conseil qui autorise une dépense n'a d'effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l'article 960.1, des crédits sont disponibles pour les fins auxquelles la dépense est projetée;

 

CONSIDÉRANT QUE       le quatrième alinéa de l'article 961.1 du Code municipal du Québec stipule qu'une autorisation de dépenses accordée en vertu d'une délégation n'a d'effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l'article 960.1, des crédits sont disponibles à cette fin;

 

CONSIDÉRANT QUE        l'article 176.4 du Code municipal du Québec, de même que le cinquième alinéa de l'article 961.1 prévoient les modalités de reddition de comptes au conseil aux fins de contrôle et de suivi budgétaires;

 

CONSIDÉRANT QU'          il y a lieu de revoir la règlementation et d'abroger le règlement n°19RG‑0907 déléguant certains pouvoirs d'autoriser des dépenses et de passer certains contrats;

 

CONSIDÉRANT QU'          un avis de motion ai été donné en séance ordinaire le 14 avril 2025 et qu'une copie du présent règlement a été déposée;

 

EN CONSÉQUENCE,

 

Par conséquent, il est proposé par Jean-Pierre Vézina et résolu unanimement ;

 

• Que le présent règlement, portant le numéro 108-2025, soit adopté et qu'il y soit ordonné, décrété et statué ce qui suit:

 

 

 

 

RÈGLEMENT NUMÉRO 108-2025

DÉCRÉTANT LES RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES ET DÉLÉGUANT CERTAINS POUVOIRS DE DÉPENSER ET DE PASSER DES CONTRATS

 

 

ARTICLE 1      PRÉAMBULE

 

Le préambule du présent règlement en fait partie intégrante comme si au long reproduit. 

 

 

ARTICLE 2      DÉFINITIONS

 

" Municipalité "	Municipalité de Sainte-Émélie-de-l'Énergie.
" Conseil "	Conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Émélie-de-l'Énergie.
" Directeur général et greffier-trésorier "	Fonctionnaire principal qui est responsable de l'administration de la municipalité. Son rôle est de planifier, d'organiser, de diriger et de contrôler les activités de la municipalité.
" Directeur général et greffier-trésorier adjoint "	Fonctionnaire qui exerce tous les devoirs de la charge de directeur général et greffier trésorier, notamment en son absence, avec les mêmes droits, pouvoirs et privilèges et sous les mêmes obligations et pénalités.
" Directeur des travaux publics "	Fonctionnaire responsable des activités budgétaires du service des travaux publics.
" Directeur du service de sécurité incendie "	Fonctionnaire responsable des activités budgétaires du service de sécurité incendie.
" Directrice du développement touristique et des loisirs "	Fonctionnaire responsable des activités budgétaires du service des loisirs et du développement touristique.

 

 

ARTICLE 3      OBJECTIFS DU RÈGLEMENT

 

3.1                        

Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la municipalité doivent suivre.

 

Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la municipalité, y compris l'engagement d'un salarié, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.

 

Le présent règlement s'applique à toute affectation de crédits imputable aux activités financières ou aux activités d'investissement de l'exercice courant que le conseil peut être amené à adopter par résolution ou règlement.

 

Sans restreindre la généralité de ce qui précède, une autorisation de dépenses accordée en vertu du présent règlement ne peut avoir d'effet que si des crédits sont disponibles au budget aux fins pour lesquelles le contrat est accordé et la dépense est faite. Les règles d'attribution de contrats prévues par la Municipalité dans son Règlement sur la gestion contractuelle en vigueur et ses politiques de régie interne s'appliquent.

 

 

 

 

3.2 

Le présent règlement établit aussi les règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires que le directeur général et greffier-trésorier, tout autre officier municipal autorisé de même que les responsables d'activité budgétaire de la municipalité doivent suivre.

 

3.3 

De plus, le présent règlement établit les règles de délégation d'autorisation de dépenser et de passer des contrats que le conseil se donne en vertu de l'article 961.1 du Code municipal du Québec.

 

Notamment, le présent règlement délègue à certains employés de la municipalité le pouvoir d'autoriser toute dépense et de passer des contrats au nom de la Municipalité dans les champs de compétence qui y sont déterminés et à l'intérieur des limites monétaires qui y sont précisées.

 

 

ARTICLE 4      PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES

 

4.1 

Les crédits nécessaires aux activités financières et aux activités d'investissement de la Municipalité doivent être approuvées par le conseil préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédits revêt la forme d'un vote des crédits exprimé selon l'un des moyens suivants :

 

• L'adoption par le conseil du budget annuel ou d'un budget supplémentaire;

 

• L'adoption par le conseil d'un règlement d'emprunt;

 

• L'adoption par le conseil d'une résolution ou d'un règlement par lequel des crédits sont affectés à partir de revenus excédentaires, du surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés.

 

4.2

Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil ou un officier municipal autorisé conformément aux dispositions du présent règlement, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.

 

4.3

Tout fonctionnaire ou employé de la municipalité est responsable d'appliquer et de respecter le présent règlement en ce qui le concerne.

 

Tout responsable d'activité budgétaire doit observer le présent règlement lorsqu'il autorise une dépense relevant de sa responsabilité avant qu'elle ne soit engagée ou effectuée. Il ne peut autoriser que les dépenses relevant de sa compétence et n'engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés.

 

 

ARTICLE 5      Modalités générales du contrôle et du suivi budgétaires 

 

5.1

Pour vérifier la disponibilité des crédits préalablement à l'autorisation d'une dépense, le responsable de l'activité budgétaire concerné s'appuie sur le système comptable en vigueur dans la municipalité. Il en est de même pour le directeur général et greffier-trésorier, lorsqu'il doit autoriser une dépense ou soumettre une dépense pour autorisation au conseil conformément au présent règlement.

 

5.2

Si la vérification des crédits disponibles démontre une insuffisance de crédits dépassant la limite permise par la politique de variation budgétaires, le responsable d'activité budgétaire, ou le directeur général et greffier-trésorier doit suivre les instructions fournies à l'article 7.2.

 

5.3

Un fonctionnaire ou employé qui n'est pas un responsable d'activité budgétaire ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit. Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s'il en a reçu le mandat ou si sa description de tâche le prévoit.

 

Si, à des fins urgentes, un fonctionnaire ou employé doit encourir une dépense sans autorisation, il doit en aviser après coup le responsable de l'activité budgétaire concerné dans le meilleur délai et lui remettre les relevés, les factures ou reçus en cause.

 

5.4

Le directeur général et greffier-trésorier est responsable du maintien à jour du présent règlement. Il doit présenter au conseil pour adoption, s'il y a lieu, tout projet de modification dudit règlement qui s'avérerait nécessaire pour l'adapter à de nouvelles circonstances ou à un changement législatif l'affectant.

Le directeur général et greffier-trésorier est responsable de voir à ce que les contrôles internes adéquats soient mis et maintenus en place pour s'assurer de l'application et du respect du règlement par tous les fonctionnaires et employés de la municipalité. 

 

 

ARTICLE 6      Engagement s'étandant au-delà de l'exercice courant 

 

6.1

Toute autorisation d'un engagement de dépenses qui s'étend au-delà de l'exercice courant doit au préalable faire l'objet d'une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l'exercice courant.

 

6.2

Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque responsable d'activité budgétaire doit s'assurer que son budget couvre les dépenses engagées antérieurement qui doivent être imputées aux activités financières de l'exercice et dont il est responsable. Le directeur général et greffier-trésorier de la municipalité doit s'assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses sont correctement pourvus au budget.

 

 

ARTICLE 7      Délégation et politique de variation budgétaire 

 

7.1

Le Conseil délègue à certains employés la responsabilité de contrôler les achats et son pouvoir d'autorisation de dépenser de la façon suivante 

 

Fonction	Autorisation de dépenser
Directeur général et greffier-trésorier	20 000 $
Directeur général et greffier-trésorier adjoint	20 000 $
Directeur des travaux publics	5 000 $
Directeur du service de sécurité incendie	5 000 $
Directeur du tourisme et des loisirs	5 000 $

 

L'autorisation de dépenser en vertu de cette délégation n'a d'effet que si des crédits sont disponibles pour les fins auxquelles la dépense est projetée.

 

7.2

Les crédits votés au budget doivent être appliqués aux fins auxquelles ils sont destinés. Toutefois, pour l'application du présent règlement, des transferts budgétaires peuvent être autorisés par le directeur général et greffier-trésorier pourvu que le montant total des transferts soit équivalent ou inférieur à 10% et qu'il n'ait pas pour effet de réduire les crédits nécessaires au paiement des dépenses incompressibles.

 

Pour un transfert budgétaire excédent égal ou supérieur à 10 %, le directeur général et greffier-trésorier doit en aviser le Conseil municipal par une note écrite et remise en comité plénier.

 

Si la variation budgétaire ne peut se résorber par virement budgétaire, le directeur général et greffier-trésorier doit en informer le Conseil municipal pour en faire adopter une proposition de budget supplémentaire pour les crédits additionnels requis.

 

7.3

Le fonctionnaire qui bénéficie d'une délégation de pouvoir en vertu du présent règlement est autorisé à signer les contrats, actes ou autres documents découlant de l'exercice de leurs fonctions.

 

Toutefois, il ne peut autoriser une dépense s'étendant au-delà de l'exercice financier en cours et doit voir à appliquer les dispositions légales relatives aux règles d'attribution des contrats.

 

ARTICLE 8      Dépenses particulières 

 

8.1

Sans affecter le droit du Conseil d'autoriser d'autres dépenses à ce titre par résolution au cours d'un exercice financier, les dépenses suivantes, qui sont de nature incompressible, sont, par le présent règlement, autorisées de même que leur paiement par le directeur général et greffier-trésorier selon leur échéance particulière.

 

Ces dépenses sont les suivantes :

 

• Rémunération des élus et allocations de dépenses;
• Rémunération des employés municipaux;
• Déductions à la source et avantages sociaux de même que les contributions à la CNESST;
• Frais de mutations mobilières;
• Frais de poste et de publication;
• Services de télécommunications (téléphone, Internet, licences radio, etc.);
• Honoraires professionnels pour informatique;
• Électricité;
• Carburant (essence, diésel, propane, etc.);
• Fourniture de bureau et abonnements;
• Fourniture et matériel informatique
• Cotisations et formations;
• Enseignes et signalisation;
• Contrats de service (déneigement, collecte et transport des matières résiduelles, contrôleur animalier, etc.);
• Assurances générales;
• Sureté du Québec;
• Immatriculation des véhicules;
• Réparation et entretien (véhicules, bâtiments, voirie, terrain, infrastructure, etc.);
• Produits chimiques (opération des réseaux d'eau);
• Vêtements et accessoires;
• Frais relatifs aux activités et animations (loisirs et culture)
• Quotes-parts de la MRC, d'une régie intermunicipale, ou autres organismes supramunicipaux;
• Service de la dette et frais de financement (capital et intérêts);
• Remboursement de taxes à la suite d'un certificat de modification du rôle d'évaluation;

 

Lors de la préparation du budget de chaque exercice, le directeur général et greffier-trésorier doit s'assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses particulières soient correctement pourvus au budget.

 

Bien que les dépenses particulières ou incompressibles se prêtent peu à un contrôle à priori, elles sont soumises comme toute autre dépense aux règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires prescrites à l'article 9 du présent règlement.

 

8.2

Lorsqu'une situation imprévue survient, telle la conclusion d'une entente hors cour ou d'une nouvelle entente sur les conditions de travail, le directeur général et greffier-trésorier doit s'assurer de pourvoir aux crédits additionnels requis. Il peut procéder s'il y a lieu aux virements budgétaires appropriés.

 

 

 

ARTICLE 9      SUIVI ET REDDITION DE COMPTE BUDGÉTAIRES 

 

9.1

Tout responsable d'activité budgétaire doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte immédiatement au directeur général et greffier-trésorier dès qu'il anticipe une variation budgétaire. Il doit justifier ou expliquer par écrit tout écart budgétaire défavorable constaté ou anticipé et présenter s'il y a lieu une demande de virement budgétaire.

 

Afin que la municipalité se conforme à l'article 176.5 et au cinquième alinéa de l'article 961.1 du Code municipal du Québec, le greffier-trésorier prépare et dépose mensuellement au conseil lors d'une séance ordinaire, un rapport des dépenses autorisées par tout fonctionnaire ou employé conformément au règlement de délégation en vigueur. Toute autorisation doit être rapportée au conseil lors de la première séance ordinaire tenue après l'expiration d'un délai de 25 jours suivant l'autorisation. Par conséquent, le rapport déposé au conseil par le greffier-trésorier doit comprendre au moins toutes les autorisations précédant de 25 jours la séance du conseil, qui ne lui avait pas déjà été rapportées.

 

9.2

Tel que prescrit à l'article 176.4 du Code municipal du Québec, le greffier-trésorier doit préparer et déposer deux états comparatifs lors de la dernière séance ordinaire du conseil tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l'exercice financier suivant doit être adopté.

 

Dans le premier état comparatif, les revenus et les dépenses réalisés jusqu'au dernier jour du mois qui s'est terminé au moins 15 jours avant celui où l'état est déposé, sont comparés avec ceux qui ont été réalisés au cours de la période correspondante de l'exercice précédent.

 

Dans le second état comparatif, les revenus et les dépenses, dont la réalisation est prévue pour l'exercice financier courant au moment de la préparation de l'état et selon les renseignements dont dispose alors le greffier-trésorier, sont comparés avec ceux qui ont été prévus au budget de cet exercice. Cet état comparatif couvre douze mois car les revenus et dépenses anticipés pour la période restante de l'exercice financier y sont inclus.

 

 

ARTICLE 10    ORGANISMES CONTRÔLÉS PAR LA MUNICIPALITÉ 

 

Dans le cas d'un organisme donné compris dans le périmètre comptable de la municipalité en vertu des critères de contrôle reconnus, le conseil peut décider que les règles du présent règlement s'appliquent à cet organisme lorsque les circonstances s'y prêtent, en y apportant les adaptations nécessaires.

 

Dans un tel cas, le directeur générale et greffier-trésorier est responsable de s'assurer que la convention ou l'entente régissant la relation entre l'organisme contrôlé en question et la municipalité fait référence à l'observance des principes du présent règlement jugés pertinents et aux modalités adaptées applicables.

 

 

ARTICLE 11 :        ABROGATION

 

Le présent règlement remplace et abroge à toutes fins que de droit le règlement n°19RG‑0907 déléguant certains pouvoirs d'autoriser des dépenses et de passer certains contrats de même que

tous les règlements portant sur le même objet.

 

ARTICLE 12    ENTRÉE EN VIGUEUR 

 

Le présent règlement entrera en vigueur conformément à la loi.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Martin Héroux                                                    Eric Gélinas

Maire                                                                  Directeur Général

 

 

 

 

Avis de motion	14 avril 2025
Dépôt de règlement	14 avril 2025
Adoption	12 mai 2025
Publication	14 mai 2025